SISTEM PENYELENGGARAAN MAKANAN INSTITUSI

09:52:00

Penyelenggaraan makanan sebagai suatu sub sistem terdiri dari 3 komponen yaitu input (masukan) proses (kegiatan) dan output (luaran). Input dari kegiatan penyelenggaraan makanan adalah tenaga, dana, fasilitas bahan makanan, metode dan pasar /konsumen.

 
Proses penyelenggaraan makanan meliputi penyusunan standar gizi, penyusunan anggaran, perencanaan menu, penyusunan kebutuhan bahan makanan, pembelian, penerimaan dan penyimpanan bahan makanan, penditribusian bahan makanan, persiapan, pengolahan dan distribusi makanan, pengawasan penyelenggaraan makanan, pencatatan dan pelaporan serta evaluasi.

Sedangkan output penyelenggaraan makanan meliputi  syarat gizi, cita rasa dan selera, standar sanitasi dan aman dikonsumsi serat pelayanan yang layak, tepat dan cepat (Depkes 2003).


Kegiatan Proses Penyelenggaraan Makanan dibagi dalam beberapa kegiatan:
1.      Penetapan Peraturan Pemberian Makanan
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dan tak boleh dilupakan dalam penyelenggaraan makanan, diantaranya sebagai berikut:
A. Macam konsumen yang dilayani: contohnya adalah pasien rumah sakit, orang biasa (dapat dipengaruhi daerah wilayah institusi makanan, berkaitan dengan ras dan budaya).
B.  Kandungan gizi: institusi berusaha membuat makanan sesuai dengan kandungan gizi konsumen (biasanya di RS atau catering yang benar-benar memperhatikan gizi, seperti catering khusus diabetes, dll).
C.     Frekuensi makan sehari (co: 3 kali sehari)
D.    Pola menu, siklus menu, dan jenis menu (berdasarkan diet khusus)
E.     Anggaran
F. SDM
·         Macam tenaga yang tersedia
·         Jumlah tenaga yang tersedia
·         Pengetahuan tentang kombinasi makanan, berdasarkan tekstur, warna, rasa, bentuk, konsistensi, dsb
G.    Sarana
·         Tata letak ruang pengolahan
·         Area pelayanan
·         Jarak antar persiapan & distribusi dapat menentukan Tipe/Jenis pelayanan 

H.    Prasarana
·         Macam peralatan yang tersedia
·         Jumlah peralatan yang tersedia

2.      Perencanaan Anggaran Bahan Makanan
1)      Kumpulkan data macam dan jumlah konsumen.
2)      Survei pasar, tentukan harga rata-rata.
3)   Pedoman berat bersih BAHAN MAKANAN yg digunakan dan dikonversikan ke dalam berat kotor.
4) Hitung harga makanan per orang per hari dengan mengalikan berat kotor BAHAN MAKANAN dengan harga satuan sesuai konsumen.
5)  Hitung anggaran BAHAN MAKANAN setahun (jumlah konsumen yang dilayani dalam 1 tahun dikalikan indeks harga makanan.

(Jumlah Klien x Berat Kotor BAHAN MAKANAN x Banyak Pemakaian)

Contoh: Dalam 1 siklus menu penggunaan daging 3x dengan standar porsi rata-rata 50 gr. Rata2 jumlah konsumen yang mendapat daging 70 org/hr.
Kebutuhan untuk siklus menu 10 hari adalah : 3x50gr dagingx 70 0rg = 10.5 kg
Dalam 1 bulan ada 3x pengulangan siklus menu à 10.5 kg x 3 = 31.5 kg
Kebutuhan1 tahun (12 bl) = 31.5 kg x 12= 378 kg
Contoh lain:
Setengah porsi ayam 50 gr. Berat kotor ayam bdd 56% = 89 gr. Jumlah pasien 70 0rg
Kebutuhan ayam : 70 org x 89 gr = 62.30 kg

Secara lebih rincinya, penyusunan anggaran dapat diklasifikasikan berdasarkan produk, sifat kegunaan, dan volume produksi.
A.    Berhubungan dengan produk
a)   Biaya langsung: Semua bahan yang bentuknya merupakan integral dari produk makanan dan dapat dihitung secara langsung seperti biaya makan (baik konsumen atau untuk pegawai) dan upah langsung.
b)   Biaya tidak langsug: Merupakan biaya yang tidak dapat dibebankan secara langsung pada suatu produk makanan seperti overhead, pemeliharaan dan penyusutan.

B.     Berhubungan dengan sifat kegunaan
a)   Biaya investasi: Biaya digunakan utuk periode kurun waktu tertentu seperti biaya gedung dan kitchen equipment.
b)   Biaya pemeliharaan: Biaya yang dikeluarkan denga maksud memperpanjang kapasitas barang investasi. Contoh: seperti kebersihan gudang, perawatan barang elektronik (pendingin) untuk BAHAN MAKANAN segar, perbaikan ruang penyimpanan yang bocor/cacat.
c)   Biaya operasional: Biaya yang dipergunakan untuk mengoperasikan barang investasi. Contoh: butuh ‘orang’ untuk mengoperasikan alat-alat. Jadi, biaya operasional dapat terdiri dari upah pengolah (koki) yang mengoperasikan peralatan masak untuk mengolah makanan.

C.     Berhubungan dengan volume produksi
a)   Biaya tetap (fixed cost): Biaya yang relatif tidak dipengaruhi oleh perubahan volume produksi sampai tingkat tertentu, biaya perunit turun searah dengan naiknya volume. Contoh; biaya gedung.
b)   Biaya tidak tetap (variabel cost): Biaya secara proposional dipengaruhi oleh perubahan volume, yaitu per unit relatif konstan. Contoh: bahan makanan.

3.      Perencanaan Menu
Hidangan: Makanan & minuman yang terdiri dari: mak pokok, lauk, sayur, buah, kue, puding. Gampangnya, hidangan adalah makanan & minuman dalam bentuk jadi.
Menu: Rangkaian hidangan yang disusun berdasarkan pola makan untuk jenis konsumen tertentu. Yang saya mengerti, Master Menu adalah kumpulan menu berdasarkan siklus yang sudah resmi ditetapkan, sudah di-fix-kan.
Perencanaan menu: Serangkaian kegiatan untuk menyusun hidangan dalam variasi dan kombinasi yang serasi. Juga untuk memenuhi kebutuhan gizi.
Standar Resep adalah resep yang telah dievaluasi, diuji dan diatur untuk operasional yang spesifik dari suatu penyelenggaraan makanan. Standar Resep berguna untuk:
·         Mempermudah dalam menyusun menu
·         Mempermudah proses pengolahan makanan
·         Mendapatkan kualitas makanan yang baik pada setiap produksi/pengolahan.
·         Dapat mengetahui biaya (unit cost) untuk setiap porsi makanan.
·         Dapat mengetahui kandungan gizi setiap porsi makanan.
·         Tersedianya makanan yg memenuhi 5 T: Tepat mutu (nilai gizi & cita rasa), Tepat sanitasi, Tepat jumlah, Tepat harga, Tepat waktu.
Langkah-langkah yang perlu diperhatikan dalam perencanaan menu adalah sebagai berikut:
·         Menetapkan macam menu (menu standar, menu pilihan, kombinasi keduanya).
·         Menetapkan siklus menu (siklus 5, 7, 10 hari, dll) dan kurun waktu penggunaan (untuk waktu 6 bulan atau 1 tahun). Siklus menu kayak cuma hitungannya aja buat berapa hari.
·         Pola menu: menetapkan pola dan frekuensi macam hidangan yang direncanakan untuk setiap waktu makan selama satu siklus menu. Dapat mengendalikan penggunaan Bahan Makanan yang mengacu pada gizi seimbang. Yang saya mengerti, pola menu adalah menentukan urutan menu dalam satu siklus menu. Anggaplah menggunakan siklus menu 7 hari, berarti ada 7 menu (A,B,C,D,E,F,G). Nah pola menu adalah menentukan menu A harus ditaruh hari apa, menu B harus ditaruh hari apa, dan seterusnya.
·         Menetapkan besar porsi (ini berkaitan dengan kandungan gizi yang telah disusun)
·         Penilaian menu dan revisi menu: evaluasi berdasarkan feedback dari perwakilan divisi lain, tenaga kesehatan lain, ataupun pasien.
·         Melakukan test awal menu: dapat berupa pencicipan.

4.      Pemesanan ATAU Penyusunan Kebutuhan Bahan Makanan
Pada bagian ini, saya menyimpulkan bahwa yang dimaksud Penyusanan Kebutuhan Bahan Makanan adalah atau sama dengan Pemesanan, yaitu kegiatan untuk menetapkan jumlah, macam/jenis, spesifikasi dan kualitas/mutu bahan makanan yang akan dijadikan permintaan (order) untuk kurun waktu tertentu. Tujuannya adalah untuk mendapat usulan anggaran kebutuhan bahan makanan dalam satu tahun anggaran dan tersedianya daftar pesanan bahan makanan sesuai standar atau spesifikasi yang ditetapkan. Persyaratan adalah tersedianya:
a.       Mempertimbangkan harga dan kualitas/mutu.
b.      Siklus menu
c.       Konsumen (Jumlah konsumen, Kelompok umur, Kebiasaan makan berdasarkan budaya, agama, suku bangsa (ras), Jumlah konsumen yang akan dilayani, Jenis kelamin). Untuk di rumah sakit, standar bahan makanan sehari adalah acuan/patokan macam dan jumlah bahan makanan (berdasarkan berat kotor bahan makanan) seorang sehari, disusun berdasarkan kecukupan gizi pasien dan disesuaikan dengan kebijakan rumah sakit.
d.      Pemesanan harus sesuai dengan jumlah, macam, spesifikasi bahan makanan yang tertera dalam SPJB (Surat Perjanjian Jual Beli).
e.       Pemesan bahan makanan dengan frekwensi yang ditetapkan
f.       Pesanan dalam jumlah berat/butir/buah.
g.      Mengetahui sumber, kondisi dan sanitasi bahan makanan.
h.      Pada akhir pesanan akan tercapai jumlah dana yang disepakati.
i.        Melakukan pencatatan secara rinci dan Meneliti order sebelum dikirim

5.      Pengadaan bahan makanan
Kegiatan pengadaan bahan makanan adalah kegiatan yang menurut saya agak membingungkan secara teori. Ada yang mengatakan hanya dari spesifikasi sampai penerimaan, ada yang bilang dari perhitungan anggaran sampai penyimpanan, dan lain-lain. Namun, saya berusaha menyamakan persepsi berdasarkan pendapat pribadi dan kesimpulan dari saya pengadaan meliputi penetapan spesifikasi bahan makanan dan pembelian bahan makanan dengan melakukan survey pasar.
A.    Spesifikasi Bahan Makanan: standar bahan makanan yang ditetapkan dengan ukuran, bentuk, penampilan, dan kualitas bahan makanan. Tipe Spesifikasi:
1)      Spesifikasi teknik: untuk bahan yang dapat diukur secara objektif dengan instrumen tertentu.
2)      Spesifikasi penampilan:
·         Nama bahan makanan/nama produk
·         Ukuran/tipe unit/kontainer/kemasan (kemasan jangan ada yang penyok, menggembung, terbuka, rusak atau cacat)
·         Tingkat kualitas
·         Umur bahan makanan (kadaluarsa)
·         Warna bahan makanan
·         Identifikasi pabrik
·         Label pangan
·         Satuan bahan makanan
·         Keterangan khusus lain bila diperlukan
3)      Spesifikasi Pabrik: dilihat dari kualitas barang keluaran pabrik, biasanya makanan kaleng atau kemasan.

B.     Pembelian bahan makanan adalah serangkaian kegiatan penyediaan macam, jumlah, spesifikasi bahan makanan untuk memenuhi kebutuhan konsumen/pasien sesuai ketentuan/kebijakan yang berlaku. Terkait dengan produk yang benar, jumlah yang tepat, waktu yang tepat, dan harga yang benar. Bahan Makanan digolongkan Sbb:
1)      Gol lauk pauk hewani: daging, telur
2)      Sayuran
3)      Buah2an
4)      Kacang2an
5)      Hasil kacang2an: Tahu, tempe
6)      Gol ikan kering
7)      Bumbu
8)      Kalengan
9)      Makanan pokok
10)  Gula
11)  Minyak
12)  Gol minuman dan susu
Faktor yg menjadi dasar pertimbangan dalam menentukan pembelian barang
1)      Besar institusi, lokasi dan fasilitas yg tersedia
2)      Policy institusi yang ditetapkan, luas ruang yang tersedia
3)      Macam dan jumlah kemampuan tenaga kerja
4)      Tersedianya menu yang terencana, yg memenuhi kebutuhan klien.
Pengadaan dalam hal Pembelian Bahan Makanan dapat dilakukan dengan cara:
1)      Rekanan
a.    Pelelangan terbuka/umum (Open Formal Competitive)
b.   Pelelangan terbatas (Limited Formal Competitive)
c.    Penunjuk langsung (Pada bagian ini, pihak institusi sudah percaya pada beberapa supplier, sehingga tak perlu lagi diadakan lelang. Biasanya supplier yang dipilih adalah hasil pelelangan terdahulu tetapi tetap terus dipercaya oleh institusi.)
d.   Pengadaan langsung (Pembelian langsung ke pasar alias Open Market of Buying)
2)      Pembelian musyawarah (Negotiated of Buying)
3)      Pembelian yang akan datang (Future Contract)
4)      Pembelian tanpa tanda tangan (Unsigned Contract/Auction)
a.       Firm At the Opening of Price: pembeli memesan bahan makanan pada saat dibutuhkan, harga disesuaikan pada saat transaksi berlangsung.
b.      Subject Approval of Price (SAOP): pembeli memesan bahan makanan pada saat dibutuhkan, harga sesuai dengan yang ditetapkan terdahulu.

C.    Survey Pasar
Kegiatan untuk mencari informasi mengenai harga bahan makanan yang ada di pasaran, sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan sebagai dasar perencenaan anggaran bahan makanan. Diperoleh harga terendah sampai tertinggi.

6.      Penerimaan Bahan Makanan
Kegiatan meliputi memeriksa, meneliti, mencatat, memutuskan dan melaporkan ttg macam dan jumlah bahan makanan sesuai dengan pesanan dan spesifikasi yang telah ditetapkan, serta waktu penerimaannya.
Syarat:
a.       Tersedianya daftar pesanan bahan makanan berupa macam dan jumlah bahan makanan yang akan diterima pada waktu tertentu.
b.      Tersedianya spesifikasi bahan makanan yang telah ditetapkan.
Langkah:
a.       Bahan makanan diperiksa, sesuai dengan pesanan dan ketentuan spesifikasi bahan makanan yang dipesan.
b.      Bahan makanan dikirim ke gudang penyimpanan sesuai dengan jenis barang atau dapat langsung ke tempat pengolahan makanan.

7.      Penyimpanan bahan makanan
Suatu cara menata, menyimpan, memelihara jumlah, kualitas, dan keamanan bahan makanan kering di gudang bahan makanan kering dan bahan makanan segar dalam keadaan dingin/beku.
a.       Adanya ruang penyimpanan bahan makanan kering dan segar.
b.      Tersedianya fasilitas ruang penyimpanan bahan makanan sesuai aturan.
c.       Tersedianya kartu stok bahan makanan/buku catatan keluar masuknya bahan makanan.
Langkah penyimpanan:
a.       Setelah bahan makanan memenuhi syarat, segera dibawa ke ruang penyimpanan, gudang atau ruang pendingin.
b.      Jika bahan makanan akan digunakan, maka dibawa ke ruang pengolahan.

8.      Penyaluran bahan makanan
Adalah tata cara mendistribusikan bahan makanan berdasarkan permintaan dari unit kerja pengolahan makanan.
Syarat:
1)      Adanya bon permintaan bahan makanan
2)      Tersedianya kartu stok/buku catatan keluar masuknya bahan makanan.
Langkah:
  a.       Ahli gizi membuat rekapitulasi kebutuhan bahan makanan untuk esok hari dengan cara: standar porsi x jumlah pasien
 b. Hasil perhitungan diserahkan ke gudang logistik
 c. Bahan gudang menyiapkan bahan makanan sesuai dengan permintaan
 d. Bagian pengolahan mengambil bahan makanan yang diorder

9.      Persiapan bahan makanan
Adalah serangkaian kegiatan mempersiapkan bahan makanan agar siap diolah (mencuci, memotong, menyiangi, meracik, dan sebagainya) sesuai menu, standar resep, standar porsi, standar bumbu dan jumlah orang yang dilayani.

10.  Pemasakan bahan makanan
Suatu kegiatan mengubah bahan makanan mentah menjadi makanan yang siap dimakan, berkualitas, dan aman dikonsumsi.
Tujuan:
b.      Mengurangi risiko kehilangan zat-zat gizi
c.       Meningkatkan nilai cerna
d.      Meningkatkan dan mempertahankan warna, rasa, keempukan dan penampilan makanan
e.       Bebas dari organisme dan zat yang berbahaya untuk tubuh.
Prasyarat: tersedianya menu, pedoman menu, siklus menu, bahan makanan, peralatan, aturan dalam menilai hasil pemasakan, prosedur tetap pemasakan, BTP.

11.  Distribusi Makanan
Serangkaian proses kegiatan penyampaian makanan sesuai dengan jenis makanan dan jumlah porsi konsumen.
a.       Distribusi Sentralisasi
Makanan dibagi dan disajikan dalam alat makan di ruang produksi makanan. 
b.      Distribusi makanan desentralisasi
Ambil contoh di Rumah Sakit. Makanan pasien dibawa ke ruang perawatan pasien dalam jumlah banyak, kemudian dipersiapkan ulang, dan disajikan dalam alat makan pasien sesuai dengan dietnya.
c.       Distribusi makanan kombinasi
Sebagian makanan ditempatkan langsung ke dalam alat makanan pasien sejak dari tempat produksi, sebagian lagi dimasukkan ke dalam wadah besar yang distribusinya dilaksanakan setelah sampai di ruang perawatan.

12. Hal-hal lain yang perlu diperhatikan adalah :
1)   Pekerjaan sedapat mungkin dilakukan searah atau satu jurusan.
2)   Pekerjaan dapat lancar sehingga energi dan waktu dapat dihemat
3)   Bahan tidak dibiarkan lama sebelum diproses
4)   Jarak yang ditempuh pekerja sependek mungkin dan tidak bolak-balik
5)   Ruang dan alat dapat dipakai seefektif mungkin 
6) Biaya produksi dapat ditekan

REFERENSI:
-Panduan PGRS (Pelayanan Gizi Rumah Sakit) dari Kementerian Kesehatan RI, 2013
-Materi kuliah ibu Ida Ruslita Amir, SKM, MKES

Share This Story

Tags: , , ,
Posted by

You Might Also Like

0 Leave comment